Domanda per il rilascio del permesso di lavoro. Domanda per il rilascio di un libro di lavoro

Gli atti normativi relativi alla procedura di conservazione e archiviazione non vietano il rilascio di questi documenti ai dipendenti che continuano a lavorare nell'organizzazione. Tuttavia, non ci sono documenti che indichino che il datore di lavoro sia obbligato a rilasciare un libro di lavoro prima del licenziamento. È considerato obbligatorio fornire copie dei documenti entro tre giorni (articolo 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa) su richiesta scritta del dipendente. Le copie devono essere adeguatamente autenticate e rilasciate gratuitamente.

Quando viene rilasciato un libro di lavoro?

Dal 2015, un libro di lavoro può essere rilasciato a un dipendente non solo in caso di licenziamento. Ad esempio, i dipendenti che hanno raggiunto l'età pensionabile ma intendono continuare a lavorare nello stesso posto richiedono un libro di lavoro. Quando richiedi una pensione alla Cassa Pensione, devi portare con te il libretto di lavoro originale per confermare la tua esperienza lavorativa. L'originale può essere sostituito da una copia autenticata da un notaio. Rostruda, nella lettera n. 656-6-0 del 18 marzo 2008, spiega l'ammissibilità di fornire una copia autenticata del libro di lavoro, ma i dipartimenti PF a volte non tengono conto di queste informazioni, insistendo nel presentare gli originali di tutti i documenti . In questi casi sono possibili diverse opzioni. Puoi recarti alla Cassa Pensione accompagnato da un addetto HR incaricato della conservazione dei documenti. Puoi anche prepararne una copia e farla autenticare da un notaio. Ma il modo più semplice e conveniente è rilasciare l'originale al dipendente.

Dopo aver presentato una domanda redatta secondo il modulo prescritto, il dipendente deve ricevere un libro di lavoro entro 3 giorni lavorativi (articolo 62 del Codice del lavoro). Secondo lo stesso articolo, il libretto di lavoro deve essere restituito all'impresa entro tre giorni dalla data di ricevimento da parte della Cassa pensione.

Secondo la legge, fino al 2015, il libro di lavoro veniva rilasciato solo dopo il licenziamento. Negli altri casi potrebbe essere rilasciata una copia o un estratto autenticato dai funzionari. Se la Cassa pensione insisteva nel presentare l'originale, i dirigenti dell'impresa dovevano agire in violazione della legge. Le modifiche alla legge consentono il rilascio del documento di persona su richiesta scritta del dipendente.

Registrazione del rilascio di un libro di lavoro

Un dipendente del dipartimento Risorse umane o altro funzionario responsabile della conservazione dei documenti di lavoro presso l'impresa accetta una domanda redatta in forma gratuita. Il testo deve contenere la richiesta per il rilascio di un quaderno di lavoro con la motivazione. La domanda viene registrata come corrispondenza in entrata con un numero di registrazione assegnato.

Nel giornale deve essere effettuata un'apposita registrazione per la registrazione del movimento dei libri di lavoro. La forma della rivista è stata approvata con decreto del Ministero del Lavoro russo del 10 ottobre 2003 n. 69 (Appendice 3 j). Il modulo del diario standard non contiene una colonna sulla distribuzione di un libro di lavoro, ma puoi inserirla tu stesso. Il campione di giornale modificato deve essere approvato dal gestore, come evidenziato dall'ordine.

Spesso (ad esempio, quando si richiede un mutuo ipotecario), i dipendenti necessitano di una copia del libretto di lavoro certificato dal datore di lavoro, un esempio della corretta esecuzione del quale sarà discusso nel nostro articolo. Una copia autenticata è richiesta anche quando si richiedono sussidi, passaporti internazionali e in altri casi. Un documento certificato in modo errato può causare perdita di tempo e nervi, pertanto esistono regole per la certificazione dei documenti di lavoro e solo un numero limitato di dipendenti dell'organizzazione può certificare il documento.

Sulle date di impiego che indicano la posizione, sui premi e incentivi speciali, sul trasferimento ad un'altra posizione, nonché sulla data e sul motivo del licenziamento. Secondo la legge, l’originale di questo documento deve essere conservato dal datore di lavoro per tutta la durata del rapporto di lavoro del dipendente. Ecco perché, se è necessario fornire informazioni sull'occupazione o sull'esperienza lavorativa, il dipendente può riceverne solo una copia. Tuttavia, la semplice copia del documento non sarà sufficiente; occorrerà autenticarlo. Altrimenti non ha valore legale.

Le regole per la certificazione di una copia di un libretto di lavoro prevedono l'attuazione di questa procedura nell'attuale luogo di lavoro nel dipartimento del personale dell'impresa. Questo può essere fatto anche dal capo del dipartimento o da un altro specialista delle risorse umane. In alcune organizzazioni che non dispongono di un dipartimento delle risorse umane, questa responsabilità è assegnata al contabile. Il capo dell'organizzazione può anche garantire il registro del lavoro.

Come certificare correttamente una copia di un libretto di lavoro

Schema di una copia del libro di lavoro certificata dal campione del datore di lavoro

Diamo un'occhiata a come certificare correttamente una copia di un libretto di lavoro e un modulo di esempio. Il primo passo è copiare tutte le pagine, a partire da . Non vengono effettuate copie dai fogli in cui non sono presenti voci. È inoltre necessario che i fogli duplicati siano di qualità adeguata con testo leggibile. La scala deve corrispondere alla dimensione del documento originale.

La fase successiva sarà la certificazione stessa. Secondo la normativa, la certificazione di un libro di lavoro consiste nell'inserire nel foglio finale le seguenti voci:

• la copia è corretta;
• continua a funzionare fino ad oggi;
• posizione di dipendente autorizzato;
• firma di un dipendente autorizzato;
• nome e cognome;
• data di certificazione.

Inoltre, su tutti i fogli è necessario apporre il sigillo dell’organizzazione. Un sigillo correttamente apposto deve riportare contemporaneamente parte del testo copiato e la firma del certificatore. Diversamente, se il sigillo viene apposto in una zona “vuota” del foglio, senza acquisire le registrazioni, il documento potrà essere considerato nullo.

E' inoltre necessario indicare su tutti i fogli:

• la copia è corretta;
• firma del dipendente certificatore;
• decrittazione della firma;
• posizione di responsabile della certificazione;
• data di certificazione.

Consideriamo come viene certificata una copia del libro di lavoro in modo da non inserire registrazioni su tutti i fogli. Per fare questo, devi copiare tutti i fogli, poi cucirli tutti insieme e numerarli. Il filo viene disegnato sull'ultimo foglio e incollato utilizzando una piccola forma di carta. Tale modulo contiene il numero di fogli cuciti, la firma e la trascrizione della firma dell'addetto alla certificazione. È inoltre necessario apporre un sigillo; esso deve catturare contemporaneamente la parte del modulo recante la firma (la firma stessa) e l'ultimo foglio del documento a cui è allegato il modulo.

In questo caso l'originale può essere copiato oppure digitato su un computer e stampato. Anche questa opzione è accettabile, soprattutto quando l'originale contiene annotazioni scritte a mano illeggibili. Un duplicato illeggibile, anche se redatto correttamente, potrebbe non essere accettato nel luogo della richiesta. Pertanto, un documento digitato su un computer e certificato correttamente, nonostante l'intensità del lavoro, può essere una via d'uscita da una situazione del genere.

Richiesta di rilascio di una copia del libro di lavoro

Esempio di domanda per il rilascio di una copia del libretto di lavoro

In molte organizzazioni (soprattutto le piccole imprese), per ottenerne una copia, è sufficiente contattare oralmente il servizio del personale o il responsabile. Per le grandi imprese con un numero elevato di dipendenti, è necessario redigere una domanda indirizzata al direttore dell'azienda o al capo del dipartimento del personale per il rilascio di una copia del libro di lavoro. Un modulo di domanda di esempio può essere fornito da uno specialista delle risorse umane.

Il testo della domanda deve indicare la richiesta di estradizione. Inoltre, viene inoltre indicato il motivo per cui il dipendente ha bisogno di questo documento. Dopo che il dipendente ha presentato la domanda, viene redatto un ordine. Oggetto dell'ordine è la certificazione e il rilascio al dipendente del suo libro di lavoro certificato.

La responsabilità del rilascio del documento richiesto spetta al dipendente o al contabile del dipartimento Risorse umane. Secondo l'articolo 62 del Codice del lavoro della Federazione Russa, in presenza di una domanda scritta, è responsabilità del datore di lavoro rilasciare gratuitamente le copie richieste dei documenti relativi alle attività lavorative entro tre giorni dalla data di presentazione della richiesta .

Come autenticare una copia di un estratto

In alcuni casi è richiesto un estratto del libretto di lavoro. Quando è necessario fornire dati relativi solo a singoli record o periodi. In questo caso, è necessario copiare il primo frontespizio con i dati personali e quei fogli in cui si trovano le registrazioni necessarie.

L'estratto viene autenticato allo stesso modo della copia integrale: vengono apposti timbro, firma del responsabile, trascrizione della firma, posizione e data di certificazione.

Per ottenere un estratto, è necessario contattare il dipartimento Risorse umane o un'altra persona autorizzata (contabile, capo dell'organizzazione) con un ricorso orale o una dichiarazione scritta indirizzata al capo dell'impresa o al capo del dipartimento Risorse umane.

Quanto tempo è valida una copia di un libro di lavoro?

Una copia certificata presso l'azienda è considerata valida per un mese di calendario. Nel caso in cui durante questo mese siano state apportate registrazioni all'originale, questo sarà considerato non valido.

Inoltre, se il modulo viene autenticato, rimane valido fino a quando non vengono apportate nuove iscrizioni nel documento originale.

È importante che tutte le pagine abbiano sigilli e firme originali. Quelli. un sigillo o una firma copiati invalidano automaticamente il documento.

A volte capita che una persona che non lavora da nessuna parte in un determinato periodo richieda un duplicato, in particolare questo vale per i pensionati. Per certificare il libro, in questo caso, puoi fare una copia di tutti i fogli dell'originale e contattare il servizio del personale del tuo ultimo luogo di lavoro. Gli specialisti delle risorse umane (o un contabile o un manager) potranno eseguire la procedura di certificazione in conformità con la legge.

Per ottenere un prestito, un visto o in altre circostanze, una persona potrebbe aver bisogno di una copia del documento di lavoro. Se consideriamo la questione superficialmente, una copia del documento di lavoro è una fotocopia di tutte le registrazioni del documento, che sono certificate dalla persona responsabile o dal direttore stesso. Tuttavia, in alcuni casi una persona deve richiedere una copia del libro di lavoro. Ma dipende soprattutto dalle dimensioni dell’impresa. Gli atti legislativi che regolano l'uso dei registri di lavoro non dicono nulla sulla natura obbligatoria di tale dichiarazione.

Ne otteniamo una copia

La maggior parte delle aziende pratica ancora l'emissione di copie delle richieste, soprattutto perché ciò consente di soddisfare tutte le richieste senza causare problemi. Per ottenerne una copia potresti aver bisogno di quanto segue:

• dichiarazione)
• modulo d'ordine)
• storico lavorativo)
• documentazione dell'organizzazione)
• sigillo società.

Affinché una persona riceva la copia corretta, che avrà valore legale, deve presentare una domanda corrispondente indirizzata al direttore dell'organizzazione. Questo documento viene redatto dal dipendente in forma libera, ma ci sono comunque alcuni punti obbligatori di cui bisogna tenere conto.

Come scrivere una domanda per una copia di un libretto di lavoro

Il contenuto di questo documento dovrebbe contenere una richiesta di copia del documento di lavoro della persona che esegue il lavoro in conformità con il contratto di lavoro firmato. È inoltre necessario indicare qui il motivo per cui il proprietario dell'opera necessitava di una copia della stessa. Dopo aver presentato la domanda per una copia del libro di lavoro, questa viene esaminata dai dipendenti del personale e dal direttore.

Il passo successivo è elaborare un ordine

La base per l'emissione di tale ordine sarà una domanda presentata da un dipendente che desidera ricevere una copia del suo libretto di lavoro. La motivazione indicata è quella indicata dall'interessato al momento della compilazione. L'argomento può essere il rilascio e la certificazione di una copia del documento di lavoro. Per quanto riguarda la responsabilità di rilasciare una copia, spetta alla persona che compila i documenti di lavoro, molto spesso si tratta di un funzionario del personale o di un contabile. La richiesta per una copia del libretto di lavoro viene depositata negli archivi.

L'ordinanza redatta n obbligatorio deve essere firmato dal direttore. Quindi il dipendente e l'ufficiale del personale vengono presentati a questo ordine contro la firma. Quest'ultimo è tenuto a fare una fotocopia di ogni pagina del libro di lavoro, compreso il frontespizio, redatto rispettando tutte le norme per la tenuta di un documento di lavoro. Ciascuno dei fogli ricevuti deve essere certificato con la scritta “Corretto”. Il completamento di questo processo ricade sulle spalle del direttore aziendale, il quale indica in ogni pagina:

1. la tua posizione)
2. cognome e iniziali)
3. firma personale e sigillo.

Per quanto riguarda la copia del foglio contenente le informazioni relative all'ultimo luogo di lavoro, è necessario annotare che il lavoratore è lavoratore dipendente al momento dell'autenticazione della copia.

Come certificare correttamente una copia

Esistono due modi per fornire informazioni da un record di lavoro. Si tratta di un estratto e di una copia integrale. A differenza dell'ultima opzione, l'estratto deve contenere solo la copia del frontespizio e i fogli con le voci necessarie. Quindi la differenza tra questi documenti sta solo nella completezza delle informazioni fornite. Come per la richiesta di copia del libretto di lavoro, per ottenere l'estratto è necessario compilare una domanda separata.

Entrambi i documenti sopra menzionati possono essere copiati manualmente o utilizzando mezzi tecnici. Ma indipendentemente dal metodo di produzione, sia l'estratto che la copia del libretto di lavoro devono essere correttamente certificati. In caso contrario vengono semplicemente dichiarati non validi.

La copia deve portare il sigillo dell'organizzazione, poiché la persona presenterà questo documento ad altre società. Allo stesso tempo, solo l'amministratore o una persona che ne ha l'autorità, certificata dal relativo ordine dei suoi superiori, ha il diritto di rilasciare una copia del documento di lavoro presso l'impresa. Su tutti i fogli della copia deve essere apposto un marchio di certificazione. Nell'ultima pagina viene annotato che il dipendente lavora ancora oggi presso l'azienda.

La legislazione non stabilisce chiaramente la forma di una richiesta scritta per il rilascio di un duplicato del libro di lavoro. In molte aziende, i dipartimenti delle risorse umane sviluppano autonomamente il modulo e la procedura per presentare una richiesta. Se nell'organizzazione non esiste una forma uniforme per tale ricorso, viene redatto arbitrariamente.

La richiesta può essere scritta a mano o digitata al computer. Per questo, utilizzare un foglio di carta A4.

Nota

La domanda deve avere una struttura chiara e dettagli obbligatori. Se è redatto correttamente, il datore di lavoro non ha motivo di rifiutare la richiesta del dipendente.

Dettagli richiesti

Il modulo per richiedere la copia della documentazione di lavoro deve rispettare gli standard utilizzati nel lavoro d'ufficio. Come ogni elemento che partecipa al flusso documentale di un'impresa, la richiesta deve contenere determinate informazioni.

Per l'applicazione sono:

• titolo completo della posizione del manager;
• le sue iniziali e il suo cognome;
• estremi del dipendente da cui proviene la richiesta;
• nome della richiesta;
• un motivo per scrivere;
• data di;
• firma personale e sua trascrizione (nome completo).

Lo scopo per il quale il documento era necessario non può essere specificato. Il dipendente ha il diritto di menzionarlo solo tramite a volontà. È illegale richiederlo.

Chi contattare per la tua candidatura

La richiesta di copia da parte del dipendente deve essere effettuata per iscritto. La richiesta compilata può essere trasmessa al responsabile dell'impresa in diversi modi:

• personalmente;
• attraverso la segreteria, il dipartimento del personale, l'ufficio;
• per posta;
• tramite fax.

L'ordine in cui viene presentata la richiesta non è così importante. La cosa principale al momento della presentazione è registrare il fatto stesso dell'esistenza della domanda. Per fare ciò, si consiglia al dipendente di scrivere il ricorso in due copie. Il primo è inviarlo al gestore nel modo prescelto. Conservare la seconda copia (con il timbro del destinatario o la data di partenza indiretta).