طلب إصدار تصريح عمل. طلب إصدار كتاب عمل

لا تمنع الإجراءات القانونية التنظيمية المتعلقة بإجراءات الصيانة والتخزين إصدار هذه المستندات للموظفين الذين يواصلون العمل في المنظمة. ومع ذلك، لا توجد وثائق تشير إلى أن صاحب العمل ملزم بإصدار كتاب عمل قبل الفصل. يعتبر تقديم نسخ من المستندات إلزاميًا في غضون ثلاثة أيام (المادة 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) بناءً على طلب كتابي من الموظف. يجب أن تكون النسخ مصدقة بشكل صحيح وتصدر مجانا.

متى يتم إصدار كتاب العمل؟

منذ عام 2015، يمكن إصدار كتاب عمل للموظف ليس فقط عند الفصل. على سبيل المثال، الموظفون الذين وصلوا إلى سن التقاعد ولكنهم يخططون لمواصلة العمل في نفس المكان يتقدمون بطلب للحصول على كتاب عمل. عند التقدم بطلب للحصول على معاش تقاعدي في صندوق المعاشات التقاعدية، يجب عليك إحضار دفتر العمل الأصلي لتأكيد خبرتك العملية. يمكن استبدال الأصل بنسخة مصدقة من كاتب العدل. توضح روسترودا، في الرسالة رقم 656-6-0 بتاريخ 18 مارس 2008، مدى جواز تقديم نسخة موثقة من كتاب العمل، لكن أقسام PF في بعض الأحيان لا تأخذ هذه المعلومات بعين الاعتبار، وتصر على تقديم النسخ الأصلية لجميع المستندات . في مثل هذه الحالات، هناك عدة خيارات ممكنة. يمكنك الذهاب إلى صندوق التقاعد برفقة موظف الموارد البشرية المسؤول عن تخزين المستندات. يمكنك أيضًا إعداد نسخة وتصديقها من كاتب العدل. لكن الطريقة الأبسط والأكثر ملاءمة هي إصدار النسخة الأصلية للموظف.

بعد تقديم طلب معد في النموذج المحدد، يجب أن يحصل الموظف على كتاب عمل في غضون 3 أيام عمل (المادة 62 من قانون العمل). وبموجب المادة نفسها يجب إعادة دفتر العمل إلى المؤسسة في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام من تاريخ استلامه من قبل صندوق التقاعد.

وبحسب القانون، حتى عام 2015، لم يكن يصدر كتاب العمل إلا بعد الفصل. وفي حالات أخرى يمكن إصدار نسخة أو مستخرج مصدق من المسؤولين. إذا أصر صندوق التقاعد على تقديم الأصل، كان على مديري المؤسسات التصرف بشكل مخالف للقانون. تسمح التغييرات في القانون بإصدار الوثيقة شخصيًا بناءً على طلب كتابي من الموظف.

تسجيل إصدار كتاب العمل

يقبل موظف قسم الموارد البشرية أو أي مسؤول آخر مسؤول عن تخزين سجلات العمل في المؤسسة طلبًا معدًا بشكل حر. يجب أن يحتوي النص على طلب إصدار كتاب عمل مع شرح الأسباب. يتم تسجيل الطلب كمراسلات واردة مع تعيين رقم التسجيل.

يجب إجراء القيد المناسب في دفتر اليومية لتسجيل حركة دفاتر العمل. تمت الموافقة على شكل المجلة بموجب مرسوم وزارة العمل في روسيا بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69 (الملحق 3 ي). لا يحتوي نموذج اليومية القياسي على عمود حول توزيع كتاب العمل، ولكن يمكنك إدخاله بنفسك. يجب أن تتم الموافقة على عينة المجلة المعدلة من قبل المدير، كما يتضح من الأمر.

في كثير من الأحيان (على سبيل المثال، عند التقدم بطلب للحصول على قرض رهن عقاري)، يحتاج الموظفون إلى نسخة من دفتر عملهم مصدق من قبل صاحب العمل، وسيتم مناقشة عينة من التنفيذ الصحيح في مقالتنا. مطلوب نسخة مصدقة أيضًا عند التقدم بطلب للحصول على الإعانات وجوازات السفر الدولية وفي حالات أخرى. يمكن أن تتسبب الوثيقة المعتمدة بشكل غير صحيح في إضاعة الوقت والأعصاب، وبالتالي توجد قواعد للتصديق على وثائق العمل ولا يمكن التصديق على الوثيقة إلا لعدد محدود من موظفي المنظمة.

عن مواعيد التوظيف مع بيان الوظيفة، وعن الجوائز والحوافز الخاصة، وعن الانتقال إلى وظيفة أخرى، وكذلك تاريخ الفصل وسببه. وفقًا للقانون، يجب أن يحتفظ صاحب العمل بأصل هذه الوثيقة طوال فترة عمل الموظف. ولهذا السبب، إذا كان من الضروري تقديم معلومات حول التوظيف أو الخبرة العملية، فيمكن للموظف الحصول على نسخة فقط. ومع ذلك، فإن مجرد نسخ الوثيقة لن يكون كافيا، بل يجب أن تكون مصدقة. وإلا فإنه ليس له قوة قانونية.

تنص قواعد التصديق على نسخة من دفتر سجل العمل على تنفيذ هذا الإجراء في مكان العمل الحالي في قسم شؤون الموظفين بالمؤسسة. ويمكن أيضًا أن يتم ذلك بواسطة رئيس القسم أو متخصص آخر في الموارد البشرية. وفي بعض المنظمات التي ليس لديها قسم للموارد البشرية، يتم إسناد هذه المسؤولية إلى المحاسب. يمكن لرئيس المنظمة أيضًا التأكد من سجل العمل.

كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب سجل العمل

مخطط نسخة من كتاب العمل مصدقة من عينة صاحب العمل

دعونا نلقي نظرة على كيفية التصديق بشكل صحيح على نسخة من كتاب سجل العمل ونموذج نموذجي. الخطوة الأولى هي نسخ كافة الصفحات، بدءاً بـ . لا يتم عمل نسخ من تلك الأوراق التي لا توجد بها إدخالات. ومن الضروري أيضًا أن تكون الأوراق المكررة ذات جودة مناسبة مع نص قابل للقراءة. يجب أن يتوافق المقياس مع حجم المستند الأصلي.

وستكون المرحلة التالية هي الشهادة نفسها. وفقًا للقواعد، تتكون شهادة كتاب العمل من وضع الإدخالات التالية في الورقة النهائية:

• النسخة صحيحة؛
• يستمر في العمل حتى يومنا هذا.
• منصب الموظف المعتمد؛
• توقيع الموظف المعتمد؛
• الاسم الكامل؛
• تاريخ الشهادة.

بالإضافة إلى ذلك، من الضروري وضع ختم المنظمة على جميع الأوراق. يجب أن يلتقط الختم الملصق بشكل صحيح جزءًا من النص المنسوخ وتوقيع الشخص المعتمد في نفس الوقت. خلاف ذلك، إذا تم وضع الختم في مكان "فارغ" على الورقة، دون التقاط السجلات، فقد تعتبر الوثيقة غير صالحة.

ومن الضروري أيضًا الإشارة على جميع الأوراق إلى:

• النسخة صحيحة؛
• توقيع الموظف المعتمد؛
• فك تشفير التوقيع؛
• منصب موظف التصديق؛
• تاريخ الشهادة.

دعونا نفكر في كيفية اعتماد نسخة من كتاب العمل حتى لا يتم إجراء إدخالات على جميع الأوراق. للقيام بذلك، تحتاج إلى نسخ جميع الأوراق، ثم خياطتها جميعًا معًا وترقيمها. يتم رسم الخيط على الورقة الأخيرة ولصقه باستخدام نموذج ورقي صغير. يحتوي هذا النموذج على عدد الأوراق التي تمت خياطتها والتوقيع ونسخة توقيع الموظف المعتمد. من الضروري أيضًا وضع الختم؛ ويجب أن يلتقط في نفس الوقت جزء النموذج الذي يحتوي على التوقيع (التوقيع نفسه) والورقة الأخيرة من المستند المرفق به النموذج.

في هذه الحالة، يمكن نسخ الأصل أو كتابته على جهاز كمبيوتر وطباعته. يعد هذا الخيار مقبولًا أيضًا، خاصةً عندما يحتوي المستند الأصلي على إدخالات مكتوبة بخط يد غير مقروء. ولا يجوز قبول نسخة غير مقروءة، حتى ولو كانت محررة بشكل صحيح، في مكان الطلب. لذلك، فإن المستند الذي تم كتابته على جهاز كمبيوتر ومصدق بشكل صحيح، على الرغم من كثافة اليد العاملة، يمكن أن يكون وسيلة للخروج من هذا الموقف.

طلب إصدار نسخة من كتاب العمل

نموذج طلب إصدار نسخة من دفتر سجل العمل

في العديد من المنظمات (خاصة المؤسسات الصغيرة)، للحصول على نسخة، يكفي الاتصال بخدمة شؤون الموظفين أو المدير شفويا. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة التي لديها عدد كبير من الموظفين، يلزم تقديم طلب موجه إلى مدير الشركة أو رئيس قسم شؤون الموظفين لإصدار نسخة من كتاب العمل. يمكن تقديم نموذج طلب نموذجي من قبل متخصص في الموارد البشرية.

ويجب أن يشير نص الطلب إلى طلب التسليم. بالإضافة إلى ذلك، يتم الإشارة أيضًا إلى سبب احتياج الموظف إلى هذه الوثيقة. بعد أن يقدم الموظف الطلب، يتم إعداد أمر. موضوع الأمر هو التصديق وإصدار دفتر العمل المعتمد للموظف.

تقع مسؤولية إصدار الوثيقة المطلوبة على عاتق موظف أو محاسب قسم الموارد البشرية. وفقًا للمادة 62 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، إذا كان هناك طلب مكتوب، فإن مسؤوليات صاحب العمل تشمل إصدار النسخ المطلوبة مجانًا من المستندات المتعلقة بأنشطة العمل في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام من تاريخ تقديم الطلب .

كيفية التصديق على نسخة من المستخرج

وفي بعض الحالات، يُطلب تقديم مستخرج من دفتر سجل العمل. عندما تحتاج إلى تقديم بيانات تتعلق فقط بالسجلات أو الفترات الفردية. في هذه الحالة، تحتاج إلى نسخ الأول صفحة عنوان الكتابمع البيانات الشخصية وتلك الأوراق التي توجد بها السجلات اللازمة.

يتم التصديق على المستخرج بنفس طريقة التصديق على النسخة الكاملة: يتم لصق الختم وتوقيع الشخص المسؤول ونسخة التوقيع وموقع وتاريخ التصديق.

للحصول على مقتطف، تحتاج إلى الاتصال بقسم الموارد البشرية أو شخص آخر معتمد (محاسب، رئيس المنظمة) مع استئناف شفهي أو بيان مكتوب موجه إلى رئيس المؤسسة أو رئيس قسم الموارد البشرية.

ما هي مدة صلاحية نسخة كتاب العمل؟

تعتبر النسخة المعتمدة في المؤسسة صالحة لمدة شهر تقويمي. وفي حالة إجراء أي إدخالات على الأصل خلال هذا الشهر تعتبر غير صالحة.

علاوة على ذلك، إذا كان النموذج موثقًا، فإنه يظل صالحًا حتى يتم إجراء إدخالات جديدة في المستند الأصلي.

من المهم أن تحتوي جميع الصفحات على أختام وتوقيعات أصلية. أولئك. يؤدي الختم أو التوقيع المنسوخ إلى إبطال المستند تلقائيًا.

في بعض الأحيان يحدث أن نسخة مكررة مطلوبة من قبل شخص لا يعمل في أي مكان في فترة معينة، على وجه الخصوص، ينطبق هذا على المتقاعدين. للتصديق على الكتاب، في هذه الحالة، يمكنك عمل نسخة من جميع الأوراق الأصلية والاتصال بخدمة الموظفين في مكان عملك الأخير. سيتمكن متخصصو الموارد البشرية (أو المحاسب أو المدير) من تنفيذ إجراءات الاعتماد وفقًا للقانون.

للحصول على قرض أو تأشيرة أو في بعض الظروف الأخرى، قد يحتاج الشخص إلى نسخة من سجل العمل. إذا نظرنا إلى الأمر بشكل سطحي، فإن نسخة وثيقة العمل هي نسخة من جميع سجلات الوثيقة، والتي يتم تصديقها من قبل الشخص المسؤول أو المدير نفسه. ومع ذلك، في بعض الحالات يجب على الشخص التقدم بطلب للحصول على نسخة من كتاب العمل. لكن ذلك يعتمد إلى حد كبير على حجم المؤسسة. لا تذكر القوانين التشريعية التي تنظم استخدام سجلات العمل شيئًا عن الطبيعة الإلزامية لمثل هذا البيان.

نحصل على نسخة

لا تزال معظم الشركات تمارس إصدار نسخ عند الطلب، خاصة وأن ذلك يسمح بتلبية كافة الطلبات دون التسبب في أي مشاكل. للحصول على نسخة قد تحتاج إلى ما يلي:

• إفادة)
• نموذج الطلب)
• التاريخ الوظيفي)
• وثائق المنظمة)
• ختم الشركة.

لكي يحصل الشخص على النسخة الصحيحة، والتي سيكون لها قوة قانونية، يجب عليه تقديم طلب مناسب موجه إلى مدير المنظمة. يتم إعداد هذه الوثيقة من قبل الموظف بشكل حر، ولكن لا تزال هناك بعض النقاط الإلزامية التي يجب مراعاتها.

كيفية كتابة طلب للحصول على نسخة من دفتر سجل العمل

يجب أن يتضمن محتوى هذه الوثيقة طلبًا للحصول على نسخة من وثيقة التوظيف للشخص الذي يقوم بالعمل وفقًا لعقد العمل الموقع. ومن الضروري أيضًا الإشارة هنا إلى سبب حاجة صاحب العمل إلى نسخة منه. بعد تقديم الطلب للحصول على نسخة من كتاب العمل، يتم النظر فيه من قبل موظفي شؤون الموظفين والمدير.

والخطوة التالية هي وضع النظام

سيكون أساس إصدار هذا الأمر هو الطلب المقدم من الموظف الذي يرغب في الحصول على نسخة من دفتر سجل عمله. السبب المشار إليه هو الذي أشار إليه الشخص عند ملئه. قد يكون الموضوع هو إصدار وشهادة نسخة من وثيقة التوظيف. أما مسؤولية إصدار نسخة فتقع على عاتق الشخص الذي يقوم بملء وثائق العمل، وغالبًا ما يكون ضابط شؤون الموظفين أو محاسبًا. يتم وضع طلب للحصول على نسخة من دفتر سجل العمل في الأرشيف.

الأمر الذي تم وضعه في إلزامييجب أن يوقع من قبل المدير. ثم يتم تعريف الموظف وضابط شؤون الموظفين بهذا الأمر مقابل التوقيع. هذا الأخير ملزم بعمل نسخة من كل صفحة من كتاب العمل، والتي تتضمن صفحة العنوان، والتي تم إعدادها وفقًا لجميع قواعد الاحتفاظ بوثيقة العمل. يجب أن تكون كل ورقة من الأوراق المستلمة مصدقة بالنقش "صحيح". يقع إكمال هذه العملية على عاتق مدير الشركة الذي يشير في كل صفحة إلى:

1. موقعك)
2. اللقب والأحرف الأولى)
3. التوقيع الشخصي والختم.

أما بالنسبة لنسخة الورقة التي تحتوي على معلومات عن آخر مكان عمل فلا بد من ملاحظة أن الموظف هو موظف وقت التصديق على النسخة.

كيفية التصديق على نسخة بشكل صحيح

هناك طريقتان لتوفير المعلومات من سجل العمل. نحن نتحدث عن مقتطف ونسخة كاملة. على عكس الخيار الأخير، يجب أن يحتوي المستخرج فقط على نسخة من صفحة العنوان والأوراق التي تحتوي على الإدخالات الضرورية. لذا فإن الفرق بين هذه الوثائق يكمن فقط في اكتمال المعلومات المقدمة. تمامًا مثل طلب الحصول على نسخة من دفتر سجل العمل، للحصول على مستخرج تحتاج إلى كتابة طلب منفصل.

يمكن نسخ كلا الوثيقتين المذكورتين أعلاه يدويًا أو باستخدام الوسائل التقنية. ولكن بغض النظر عن طريقة الإنتاج، يجب أن يكون كل من المستخرج ونسخة من كتاب العمل مصدقين بشكل صحيح. وبخلاف ذلك، يتم ببساطة اعتبارها غير صالحة.

يجب أن تحمل النسخة ختم المنظمة، حيث أن الشخص سيقدم هذه الوثيقة إلى شركات أخرى. وفي الوقت نفسه، يحق فقط للمدير أو الشخص الذي لديه السلطة للقيام بذلك، والمعتمد بأمر من رؤسائه، إصدار نسخة من وثيقة العمل في المؤسسة. يجب وضع علامة التصديق على جميع أوراق النسخة. تمت الإشارة في الصفحة الأخيرة إلى أن الموظف لا يزال يعمل في المؤسسة حتى يومنا هذا.

لا ينص التشريع بشكل واضح على شكل طلب كتابي لإصدار كتاب عمل مكرر. في العديد من المؤسسات، تقوم أقسام الموارد البشرية بتطوير نموذج وإجراءات تقديم الطلب بنفسها. إذا لم يكن هناك شكل موحد لمثل هذا الاستئناف في المنظمة، فسيتم وضعه بشكل تعسفي.

يمكن كتابة الطلب بخط اليد أو كتابته على جهاز الكمبيوتر. لهذا، استخدم ورقة من ورق A4.

ملحوظة

يجب أن يحتوي الطلب على هيكل واضح وتفاصيل إلزامية. إذا تمت صياغته بشكل صحيح، فليس لدى صاحب العمل أي سبب لرفض طلب الموظف.

التفاصيل المطلوبة

يجب أن يكون نموذج طلب نسخة من السجل الوظيفي مستوفياً للمعايير المستخدمة في العمل المكتبي. مثل أي عنصر مشارك في تدفق المستندات للمؤسسة، يجب أن يحتوي الطلب على معلومات معينة.

بالنسبة للتطبيق هم:

• المسمى الوظيفي الكامل لمنصب المدير؛
• الأحرف الأولى من اسمه ولقبه؛
• تفاصيل الموظف الذي يأتي منه الطلب؛
• اسم الطلب؛
• سبب الكتابة؛
• تاريخ؛
• التوقيع الشخصي ونصه (الاسم الكامل).

قد لا يتم تحديد الغرض الذي تم الحاجة إلى الوثيقة من أجله. ولا يحق للموظف أن يذكر ذلك إلا عن طريق في الإرادة. من غير القانوني أن تطلب ذلك.

من يجب الاتصال به بخصوص طلبك

يجب أن يكون طلب الموظف للحصول على نسخة كتابيًا. يمكن إرسال الطلب المكتمل إلى رئيس المؤسسة بطرق مختلفة:

• شخصيا؛
• من خلال السكرتير، قسم شؤون الموظفين، المكتب؛
• بالبريد؛
• عبر الفاكس.

الترتيب الذي يتم به تقديم الطلب ليس بهذه الأهمية. الشيء الرئيسي عند تقديمه هو تسجيل حقيقة وجود الطلب. للقيام بذلك، يوصى الموظف بكتابة الاستئناف في نسختين. الأول هو إرساله إلى المدير بالطريقة المختارة. الاحتفاظ بالنسخة الثانية (مع علامة المستلم أو تاريخ المغادرة غير المباشرة).